Giải pháp gửi phiếu lương hàng loạt cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý và phát lương cho cán bộ nhân viên đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và hiệu quả. Mỗi tháng, hàng loạt các doanh nghiệp phải đối mặt với thách thức của việc gửi phiếu lương cho hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhân viên một cách đồng thời và an toàn.
Trước đây, quá trình này thường mất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Tuy nhiên, với sự tiến bộ của công nghệ thông tin và các phương tiện truyền thông hiện đại, đã xuất hiện nhiều giải pháp giúp doanh nghiệp gửi phiếu lương hàng loạt một cách nhanh chóng, tiện lợi và an toàn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp giải quyết các thách thức trong việc gửi phiếu lương cho cán bộ nhân viên một cách hiệu quả, từ việc tự động hóa quy trình đến việc tăng cường bảo mật thông tin. Hãy cùng đi sâu vào để tìm hiểu những phương pháp và công nghệ mới nhất để tối ưu hóa quá trình này.
NỘI DUNG CỦA TÀI LIỆU
- Phiếu lương là gì?
- Tầm quan trọng của phiếu lương đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp nên gửi phiếu lương cho nhân viên qua những kênh nào?
- Tại sao doanh nghiệp nên gửi phiếu lương cho nhân viên qua kênh tin nhắn sms?
- Giới thiệu Giải pháp Gửi Phiếu lương hàng loạt cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp
- Các thành phần của giải pháp?
- Cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp nhận và quản lý phiếu lương như thế nào?
- Nhân viên nhân sự (HR) quản lý thông tin phiếu lương của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp như thế nào?
- Trải nghiệm Bản Demo của Giải pháp;
- Những điều cần lưu ý khi phát hành và gửi phiếu lương cho nhân viên trong doanh nghiệp
- Thông tin hỗ trợ tư vấn triển khai giải pháp
NỘI DUNG CHI TIẾT
1. Phiếu lương là gì?
Phiếu lương là một loại tài liệu ghi chép thông tin về việc thanh toán tiền lương cho nhân viên của một tổ chức hay công ty. Trong phiếu lương, thông thường sẽ ghi rõ số tiền mà mỗi nhân viên được trả, cùng với các thông tin khác như số giờ làm việc, thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ, các khoản phụ cấp (nếu có), và các khoản khấu trừ khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quỹ tiết kiệm... Phiếu lương thường được cung cấp cho nhân viên hàng tháng hoặc hàng tuần tùy theo chính sách của công ty. Đây là một công cụ quan trọng giúp nhân viên hiểu rõ về số tiền họ được trả và các chi phí đã được khấu trừ từ lương của mình.
Hình 1: Mẫu Phiếu lương trong thực tế
2. Tầm quan trọng của phiếu lương đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Phiếu lương có vai trò rất quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của một doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác nhau, cụ thể:
Giai đoạn thu hút và giữ chân nhân viên: Một chính sách lương thưởng công bằng và minh bạch thông qua phiếu lương giúp doanh nghiệp thu hút nhân viên tài năng và giữ chân họ lại.
Công cụ tạo động lực: Phiếu lương là một công cụ đắc lực trong quá trình tạo động lực cho cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Một hệ thống lương thưởng công bằng và đủ cao có thể kích thích năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên.
Tuân thủ luật pháp: Việc cung cấp phiếu lương đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ tất cả các quy định pháp lý liên quan đến thanh toán lương, bao gồm cả việc tính toán và nộp thuế.
Quản lý tài chính: Phiếu lương cung cấp thông tin cần thiết cho doanh nghiệp để quản lý ngân sách và dự đoán chi phí liên quan đến lợi ích nhân viên.
Gia tăng niềm tin và sự hài lòng: Việc cung cấp phiếu lương một cách chính xác và định kỳ giúp xây dựng lòng tin và sự hài lòng của nhân viên đối với công ty.
Giải quyết tranh chấp: Phiếu lương là bằng chứng vật lý về số tiền được trả cho nhân viên. Trong trường hợp có tranh chấp pháp lý hoặc tranh chấp giữa công ty và nhân viên, phiếu lương có thể được sử dụng làm bằng chứng để giải quyết vấn đề.
Như vậy có thể thấy phiếu lương không chỉ là một công cụ thanh toán tiền lương mà còn là một phần quan trọng trong việc quản lý nhân sự và tài chính của doanh nghiệp.
Hình 2: Phiếu lương là một thành phần của hệ thống động viên nhân viên
3. Doanh nghiệp nên gửi phiếu lương cho nhân viên qua những kênh nào?
Doanh nghiệp có nhiều lựa chọn khi quyết định kênh gửi phiếu lương cho nhân viên. Dưới đây là một số kênh phổ biến mà họ có thể sử dụng:
Email: Email là một trong những kênh phổ biến nhất để gửi phiếu lương. Nó nhanh chóng, tiện lợi và có thể được lưu trữ một cách dễ dàng.
Hệ thống nội bộ của doanh nghiệp: Nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống nội bộ hoặc phần mềm quản lý nhân sự để gửi phiếu lương cho nhân viên. Điều này có thể cung cấp tính toàn vẹn dữ liệu và bảo mật cao.
Tin nhắn SMS: Tin nhắn SMS có thể là một lựa chọn tiện lợi cho việc gửi phiếu lương, đặc biệt là khi cần cập nhật thông tin một cách nhanh chóng.
Hộp thư đến trực tiếp (Bưu điện): Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể chọn gửi phiếu lương thông qua dịch vụ bưu điện, đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông tin một cách chính xác và đáng tin cậy.
Ứng dụng di động: Nếu doanh nghiệp có ứng dụng di động riêng, họ có thể sử dụng nó để gửi phiếu lương cho nhân viên. Điều này cung cấp tính tiện lợi và truy cập dễ dàng từ bất kỳ đâu.
Trang web công ty: Một số doanh nghiệp có thể quyết định đăng tải phiếu lương trên trang web công ty để nhân viên có thể truy cập và tải về theo nhu cầu của họ.
Quan trọng nhất là đảm bảo rằng kênh được sử dụng là phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và đảm bảo tính bảo mật và minh bạch đối với thông tin lương của nhân viên.
Hình 3: Gửi phiếu lương qua SMS vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm chi phí, gửi là nhân viên nhận được ngay
4. Tại sao doanh nghiệp nên gửi phiếu lương cho nhân viên qua kênh tin nhắn sms?
Gửi phiếu lương cho nhân viên qua kênh tin nhắn SMS có thể mang lại một số lợi ích đối với cả doanh nghiệp và nhân viên:
Tiện lợi và nhanh chóng: Tin nhắn SMS có thể được gửi và nhận một cách nhanh chóng, giúp đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông tin về lương của họ một cách kịp thời. Điều này đặc biệt hữu ích trong trường hợp cần phải cập nhật thông tin lương trong thời gian ngắn.
Tiết kiệm chi phí: So với việc gửi thông tin qua bưu điện, email, hoặc Zalo (vì phải sử dụng ZaloOA để gửi từ ứng dụng nên chi phí gửi qua Zalo khá mắc)... việc sử dụng tin nhắn SMS có thể tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp (Bạn theo hướng dẫn ở phần thực hành bên dưới thì chi phí chỉ từ 10đ/sms => Chi phí cực mềm để thực hiện công việc này). Đây là một phương tiện giao tiếp hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn trong nhiều trường hợp.
Tăng tính minh bạch: Việc gửi phiếu lương qua tin nhắn SMS có thể tăng tính minh bạch và sự rõ ràng đối với nhân viên. Họ có thể dễ dàng truy cập thông tin lương của mình mọi lúc, mọi nơi thông qua điện thoại di động của mình.
Tính bảo mật cao: Tin nhắn SMS có thể được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã PIN để đảm bảo rằng thông tin lương không bị lộ ra ngoài nếu điện thoại của nhân viên bị mất hoặc bị đánh cắp.
Độ tin cậy cao: Với tỷ lệ mở tin nhắn SMS cao hơn so với email, zalo, facebook messenger, viber, whatsapp, telegram... việc gửi phiếu lương qua tin nhắn SMS có thể đảm bảo rằng thông tin được nhận và đọc bởi nhân viên một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc sử dụng tin nhắn SMS cần tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu cá nhân của nhân viên. Đảm bảo rằng thông tin được mã hóa và bảo vệ đúng cách để tránh rủi ro liên quan đến việc lộ thông tin cá nhân.
Hình 4: Gửi phiếu lương qua kênh sms với độ tin cậy và bảo mật cao
5. Giới thiệu Giải pháp Gửi Phiếu lương hàng loạt cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp
5.1. Các thành phần của Giải pháp
Giải pháp gửi Phiếu lương hàng loạt cho cán bộ, nhân viên tỏng doanh nghiệp bao gồm những thành phần chính sau:
+ Nền tảng Quản lý Phiếu lương;
+ Công cụ gửi sms hàng loạt từ điện thoại chỉ từ 10đ/sms;
+ Đào tạo triển khai giải pháp;
+ Tài liệu liên quan đến giải pháp;
+ Hỗ trợ giải quyết các vấn đề trong quá trình triển khai và vận hành giải pháp;
5.2. Cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp nhận và quản lý phiếu lương như thế nào?
Khi cán bộ HR gửi thông tin phiếu lương cho cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp thông qua Giải pháp gửi phiếu lương hàng loạt cho cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp thì cán bộ, nhân viên đó sẽ nhận được một SMS chứa nội dung tương tự như Hình 5 bên dưới.
Hình 5: Mẫu nội dung Sms gửi Phiếu lương cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp
* Ghi chú:
+ Domain_Name là Tên miền Website của công ty doanh nghiệp.
+ Mỗi tháng cán bộ nhân viên sẽ có một Mật khẩu truy cập riêng để đảm bảo tính bảo mật và tránh bị rò rỉ thông tin cá nhân;
Khi cán bộ, nhân viên truy cập theo link trên thì cửa sổ Đăng nhập hiện ra như Hình 6 bên dưới.
Hình 6: Giao diện Đăng nhập dành cho cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp
Tại cửa sổ Đăng nhập này, cán bộ, nhân viên tiến hành Đăng nhập theo thông tin Đăng nhập trong nội dung SMS mà phòng nhân sự đã gửi.
Khi Đăng nhập thành công, Cán bộ, nhân viên đó sẽ được đưa tới cửa sổ hiển thị Phiếu lương tháng hiện tại như Hình 7 bên dưới.
Hình 7: Giao diện hiển thị thông tin phiếu lương của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp
Trong cửa sổ quản trị của cán bộ, nhân viên, họ cũng có thể truy vấn phiếu lương của các tháng trước đó.
* Đặc biệt:
+ Với giải pháp này, cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp có thể truy xuất thông tin phiếu lương của mình ở mọi lúc, mọi nơi với các thiết bị thông minh như: Máy tính bảng, điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính để bàn…
+ Khi cán bộ, nhân viên vô tình xóa mất tin nhắn SMS do phòng nhân sự gửi và họ quên thông tin Đăng nhập thì họ có thể liên hệ với cán bộ HR để được cập lại Mật khẩu truy cập.
+ Do Nền tảng quản trị phiếu lương sẽ được đặt chung với website của công ty, nên toàn bộ dữ liệu sẽ được quản lý bởi công ty, vì vậy, doanh nghiệp không lo sợ bị rò rỉ thông tin cá nhân của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp mình.
+ Đặc biệt, với giải pháp này, ngay cả những người lao động không rành về IT như đối tượng lao động phổ thông cũng có thể truy cập, sử dụng và quản lý phiếu lương của mình một cách dễ dàng.
5.3. Nhân viên nhân sự (HR) quản lý thông tin phiếu lương của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp như thế nào?
Cán bộ nhân sự (HR) sẽ truy cập vào giao diện quản lý dành riêng cho họ, đường link đăng nhập và thông tin đăng nhập sẽ được khởi tạo và bàn giao cho họ khi giải pháp hoàn thành.
Cửa sổ Đăng nhập dành cho HR có hai chế độ Đăng nhập (hay còn gọi là Bảo mật hai lớp) để tăng tính bảo mật tránh bị kẻ xấu truy cập bất hợp pháp. Cửa sổ Đăng nhập dành riêng cho HR được hiển thị như Hình 8 bên dưới.
Hình 8: Giao diện Đăng nhập dành cho cán bộ Nhân sự (HR)
Khi Đăng nhập thành công, cán bộ HR sẽ được chuyển tới giao diện quản trị thông tin phiếu lương của toàn bộ cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp như Hình 9 bên dưới.
Hình 9: Giao diện Quản trị dành cho cán bộ Nhân sự (HR)
Tại cửa sổ Quản trị này, Cán bộ HR có thể:
+ Tạo mới, Sửa, Xóa thông tin phiếu lương thủ công hoặc thực hiện hàng loạt qua file Excel;
+ Quản lý thông tin phiếu lương của toàn bộ cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp;
+ Tạo cơ sở để gửi thông tin phiếu lương cho cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp qua kênh SMS (với chi phí chỉ từ 10đ/sms);
+ Quản lý thông tin của thành viên trong đội nhóm nhân sự (Tạo mới, Sửa, Xóa thông tin thành viên HR);
+ Thiết lập lại Mật khẩu truy cập Phiếu lương cho cán bộ, nhân viên;
Hình 10: Giao diện quản lý thông tin phiếu lương của toàn bộ cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp
* Ghi chú:
+ Với giải pháp này, cán bộ HR có thể truy cập, làm việc, quản lý ở mọi lúc mọi nơi với thiết bị thông minh như: Điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop…
+ Thao tác thực hiện cực đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện;
+ Việc gửi thông tin phiếu lương cho cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp được thực hiện tự động từ điện thoại di động mà cán bộ HR được chỉ định sử dụng cho công việc này, cán bộ HR không phải gửi thủ công từng tin nhắn sms cho từng người một.
6. Những điều cần lưu ý khi phát hành và gửi phiếu lương cho nhân viên trong doanh nghiệp
Khi phát hành và gửi phiếu lương cho nhân viên trong doanh nghiệp, có một số điều quan trọng cần lưu ý để đảm bảo quá trình này diễn ra một cách chính xác và hiệu quả:
Chính xác và đúng thời hạn: Đảm bảo rằng thông tin trên phiếu lương là chính xác và được tính toán một cách đúng đắn. Ngoài ra, việc gửi phiếu lương đúng thời hạn là rất quan trọng để nhân viên có thể sử dụng thông tin trong phiếu lương cho các mục đích cá nhân và tài chính của họ.
Bảo mật thông tin: Thông tin trên phiếu lương là nhạy cảm, bao gồm số tiền lương, thông tin về thuế và các khoản khấu trừ khác. Đảm bảo rằng quá trình gửi và lưu trữ phiếu lương được bảo mật, tránh tiếp xúc với bất kỳ ai ngoài nhân viên hoặc các bộ phận có liên quan.
Phân phối đủ: Chắc chắn rằng phiếu lương được phát hành đủ cho tất cả nhân viên có quyền nhận. Kiểm tra kỹ lưỡng để tránh bất kỳ sai sót nào, như việc thiếu sót hoặc gửi nhầm phiếu lương.
Đối phó với các thắc mắc: Cung cấp thông tin liên hệ hoặc hỗ trợ cho nhân viên nếu họ có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến phiếu lương của họ. Đảm bảo rằng họ có cách tiếp cận dễ dàng để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến thanh toán lương.
Giải thích các khoản phụ cấp và khấu trừ: Đối với những khoản phụ cấp và khấu trừ không phải lương cơ bản, cung cấp các giải thích và thông tin cụ thể để nhân viên hiểu rõ hơn về số tiền họ được trả và các khoản khấu trừ từ lương của mình.
Sử dụng kênh giao tiếp hiệu quả: Chọn kênh giao tiếp phù hợp để gửi phiếu lương, có thể là email, hệ thống nội bộ của doanh nghiệp hoặc qua bưu điện. Đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông tin một cách nhanh chóng và an toàn.
Bằng cách tuân thủ những nội dung này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng quá trình phát hành và gửi phiếu lương diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.
7. Thông tin hỗ trợ tư vấn triển khai giải pháp
Nếu Doanh nghiệp của Bạn đang quan tâm đến GIẢI PHÁP GỬI PHIẾU LƯƠNG HÀNG LOẠT CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TRONG DOANH NGHIỆP này, Bạn vui lòng liên hệ chúng tôi theo thông tin sau để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất:
+ Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Uy Tín Phát
+ Email: WebChuanSEO365@Gmail.com;
+ Hotline/Zalo: 0945.062.863
+ Website: WebChuanSEO365.Com
(Nguồn: WebChuanSEO365.Com)
