Hướng dẫn tự động tạo Hợp đồng & Tài liệu hàng loạt
Bạn đang phải xử lý tạo Hợp đồng lao động, hợp đồng học việc, hợp đồng thử việc cho hàng ngàn công nhân trong nhà máy của Bạn?
Bạn đang phải làm thủ tục, hồ sơ nhập học cho ứng viên, cho du học sinh, cho sinh viên?
Bạn đang mất khá nhiều thời gian để xử lý Hợp đồng, Tài liệu cho đội ngũ Lái xe (trong công ty taxi), cho người lao động (trong công ty xuất khẩu lao động)?...
Bạn đang phải xử lý thủ tục hành chính cho rất nhiều doanh nghiệp, đối tác (với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ về thuế, luật, thành lập doanh nghiệp...)?
Và còn rất nhiều trường hợp củ chuối khác về xử lý Hợp đồng, Tài liệu số lượng lớn khiến Bạn không còn thời gian để làm việc khác, thậm chí còn không kịp tiến độ theo KPI của công ty.
Bạn mất rất nhiều thời gian và cảm thấy nhàm chán với công việc này? Bạn đang muốn tìm cách, tìm giải pháp để thoát khỏi tình trạng này?
Bài viết này sẽ lần lượt giúp Bạn giải quyết những khó khăn trên.
NỘI DUNG BÀI VIẾT:
+ Thực trạng xử lý Hợp đồng, Tài liệu thực tế với số lượng lớn;
+ Các loại Hợp đồng & Tài liệu nào có tính lặp đi, lặp lại và xử lý nhàm chán với số lượng lớn?
+ Giải pháp nào để xử lý Hợp đồng, Tài liệu thực tế với số lượng lớn dễ dàng, tiết kiệm và hiệu quả?
+ Hướng dẫn tự động tạo Hợp đồng & Tài liệu hàng loạt
NỘI DUNG CHI TIẾT:
1. Thực trạng xử lý Hợp đồng, Tài liệu thực tế với số lượng lớn
Khi phải xử lý Hợp đồng & Tài liệu số lượng lớn thường doanh nghiệp sử dụng nhiều nhân sự để thực hiện. Một số công cụ mà doanh nghiệp hay sử dụng như: Word, Excel, Google Sheet...
Thông thường khi sử dụng các công cụ trên, doanh nghiệp mất khá nhiều thời gian, tuy nhiên nó vẫn tối ưu hơn việc làm thủ công.
Kết quả tạo ra bởi các công cụ phổ thông trên thường rời rạc, không được quản lý tập trung, do vậy nó sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp và những người trực tiếp thực hiện.
Bên cạnh đó, việc xử lý thông qua các công cụ phổ thông đó không đáp ứng được khi bạn phải di chuyển ra ngoài khỏi nơi làm việc. Đặc biệt không thể xử lý trên điện thoại. Vì vậy, người thực hiện sẽ khó khăn khi thường xuyên phải di chuyển nhưng vẫn đòi hỏi phải xử lý đúng hạn Hợp đồng & Tài liệu với số lượng lớn.
Thực hiện xử lý Hợp đồng & Tài liệu với số lượng lớn được biết tới là một công việc có tính lặp đi, lặp lại và nhàm chán, đặc biệt khi phải xử lý thủ công từng Hợp đồng, Tài liệu.
2. Các loại Hợp đồng & Tài liệu nào có tính lặp đi, lặp lại và xử lý nhàm chán với số lượng lớn?
Các loại Hợp đồng & Tài liệu phải xử lý cho lượng lớn thường mang tính lặp đi, lặp lại. Cụ thể là những Hợp đồng & Tài liệu điển hình sau:
+ Hợp đồng lao động; Hợp đồng thử việc; Hợp đồng đào tạo;
+ Hợp đồng CTV; Hợp đồng Đại lý; Hợp đồng Nguyên tắc;
+ Hợp đồng kinh tế; Hợp đồng thuê dịch vụ kế toán, luật, dịch vụ quảng cáo, dịch vụ thiết kế website; Các loại hợp đồng thương mại;
+ Phiếu lương; Phiếu thu; Phiếu kết quả đánh giá đào tạo...
+ Hồ sơ Ứng viên; Hồ sơ Du học; Hồ sơ Học viên; Hồ sơ Khách hàng; Hồ sơ bệnh nhân...
+ Hồ sơ khám chữa bệnh;
+ Các giấy tờ, thủ tục hành chính như: Thành lập doanh nghiệp; Kê khai thuế; Kê khai BHXH...
...và các loại Hợp đồng, Tài liệu khác;
3. Giải pháp nào để xử lý Hợp đồng, Tài liệu thực tế với số lượng lớn dễ dàng, tiết kiệm và hiệu quả?
Xử lý tạo Hợp đồng & Tài liệu tự động với số lượng lớn và được quản lý tập trung tại cùng một nơi, Bạn có thể truy cập, quản lý và Tạo chúng ở mọi nơi, mọi lúc với thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính bảng, laptop...sẽ là giải pháp tối ưu nhất dành cho Bạn và doanh nghiệp.
Có một ứng dụng đặc biệt chuyên hỗ trợ xử lý vấn đề này, đó là GenDoc.KhoTaiLieuThucTe.Com;
Công cụ này có những đặc tính sau:
+ Giúp Bạn tạo không giới hạn Mẫu Hợp đồng & Tài liệu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Bạn;
+ Giúp Bạn tổ chức và quản lý dữ liệu về Nhân viên, Đối tác, Khách hàng...trên cùng một giao diện;
+ Giúp Bạn Kết hợp dữ liệu Nhân viên, Đối tác, Khách hàng...và nội dung của các Mẫu Hợp đồng & Tài liệu được nêu ở trên;
+ Tự động tạo hàng loạt Hợp đồng & Tài liệu từ các mẫu Hợp đồng & Tài liệu được tổ chức ở trên;
+ Quản lý, Tạo hàng loạt Hợp đồng & Tài liệu ở mọi lúc, mọi nơi với Điện thoại thông minh, Laptop, Máy tính bảng...
+ Dễ dàng gửi Hợp đồng & Tài liệu thành phẩm cho Nhân viên, Đối tác, Khách hàng...qua Email, qua link trực tiếp ứng với Hợp đồng & Tài liệu đó.
+ Hỗ trợ quản lý Hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp;
+ Hỗ trợ thống kê, báo cáo về: Ngày sinh nhật của Nhân viên, Đối tác, Khách hàng; Các hợp đồng hết hạn, chuẩn bị hết hạn...
+ Hỗ trợ nhập dữ liệu Nhân viên, Đối tác, Khách hàng...số lượng lớn từ File Excel;
+ Hỗ trợ ngân hàng Mẫu Hợp đồng & Tài liệu hay dùng trong doanh nghiệp;
+ Hỗ trợ các kiểu Hợp đồng & Tài liệu khác nhau (Rất động);
+ Dễ dàng kiết xuất Hợp đồng & Tài liệu ra các định dạng như: .Doc; .PDF; .Html;
4. Hướng dẫn tự động tạo Hợp đồng & Tài liệu hàng loạt
4.1. Bước 1: Tạo Tài khoản thành viên
4.1.1. Cách 1: Bạn truy cập trực tiếp link sau từ trình duyệt: GenDoc.KhoTaiLieuThucTe.Com
4.1.2. Cách 2: Bạn truy cập Link: KhoTaiLieuThucTe.Com
Tiếp theo, Bạn thực hiện theo trình tự như các bức ảnh bên dưới:
Hình 1
Hình 2
Hình 3
=> Sau khi điền đầy đủ thông tin như Form đăng ký trên Hình 3, Bạn kích vào nút Đăng ký để tạo Tài khoản thành viên => Ngay khi đó, Hệ thống sẽ gửi cho Bạn một Email chứa Link kích hoạt Tài khoản của Bạn => Bạn check mail và kích vào link trong mail đó để Kích hoạt tài khoản.
* Chú ý: Chỉ khi Tài khoản của Bạn được Kích hoạt thì Bạn mới có thể Đăng nhập vào hệ thống và sử dụng đầy đủ các tính năng của công cụ này một cách miễn phí.
4.2. Bước 2: Đăng nhập vào Hệ thống
Bạn thực hiện theo trình tự Hình 1, Hình 2 bên trên. Ở của sổ đăng nhập như Hình 2 bên trên, Bạn điền thông tin Tài khoản (Mà Bạn đã đăng ký ở Bước 4.1 bên trên) => Bạn kích nút Đăng nhập => Mọi thông tin chuẩn xác thì Bạn sẽ được đưa tới trang quản trị của công cụ này.
Hình 4: Giao diện Quản trị của Phần mềm Tự động Tạo Hợp đồng & Tài liệu hàng loạt
* Chú ý:
- Menu Hướng dẫn sử dụng (13): Bạn kích vào đây để Xem hướng dẫn sử dụng chi tiết, qua menu này bạn sẽ từng bước làm chủ công cụ này và dễ dàng tự động tạo hàng loạt Hợp đồng & Tài liệu theo các mẫu ứng với đặc thù của doanh nghiệp Bạn.
- Menu Đăng xuất (14): Kích vào để thoát khỏi phần mềm;
- Ô chữ nhật mầu đỏ số 15: Kích vào để thao tác chỉnh sửa, cài lại mật khẩu...cho Tài khoản của Bạn.
4.3. Bước 3: Tiến hành thao tác Tạo Hợp đồng & Tài liệu tự động hàng loạt
Bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn trong menu Hướng dẫn sử dụng (13) để biết cách Tự động Tạo Hàng loạt Hợp đồng & Tài liệu cũng như cách tạo các Mẫu Hợp đồng & Tài liệu tương ứng;
=> Hy vọng hướng dẫn này sẽ hữu ích với Bạn!
Bạn và doanh nghiệp của bạn không những sẽ thoát khỏi công việc nhàm chán này mà còn giúp gia tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm được rất nhiều chi phí, tiền bạc, công sức.
Chúc Bạn thành công!
