Ứng Dụng ChatGPT và AI Prompt Dành Cho Người Làm Công Tác Nhân Sự
Trong thời đại công nghệ 4.0, trí tuệ nhân tạo (AI) không chỉ là một khái niệm xa vời mà đã trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống hàng ngày và môi trường làm việc. Đặc biệt, AI đang tạo ra những thay đổi sâu rộng trong lĩnh vực nhân sự, một lĩnh vực yêu cầu sự tương tác liên tục và quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Trong bối cảnh này, ChatGPT và các công cụ AI Prompt xuất hiện như những giải pháp tiên tiến, giúp các chuyên gia nhân sự nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.
NỘI DUNG BÀI VIẾT
1. ChatGPT và AI Prompt là gì?
2. Lợi ích mà HR nhận được khi áp dụng ChatGPT và AI Prompt vào công việc
3. Cách áp dụng ChatGPT và AI Prompt vào công việc thực tế
4. Những lưu ý khi sử dụng ChatGPT và AI Prompt để gia tăng hiệu suất công việc cho người làm công tác nhân sự
5. Công cụ hỗ trợ khi xuất bản nội dung lên website
6. Bài tập thực hành
NỘI DUNG CHI TIẾT
1. ChatGPT và AI Prompt là gì?
ChatGPT, một sản phẩm của OpenAI, không chỉ là một công cụ giao tiếp thông minh mà còn là một trợ lý đắc lực, hỗ trợ người làm nhân sự từ những công việc hành chính thường ngày đến các nhiệm vụ phức tạp như tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên. Với khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên và tạo ra các phản hồi chính xác, ChatGPT giúp giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong các hoạt động nhân sự.
Hình 1: ChatGPT và AI Prompt là hai thành phần không thể tách rời để cho kết quả theo mong muốn của HR
Bên cạnh đó, AI Prompt được ví như các tập lệnh để ra lệnh cho ChatGPT (hay các công cụ AI khác) thực hiện để trả về kết quả mong muốn cho người tạo ra lệnh đó. AI Prompt cung cấp các đề xuất thông minh và tự động hóa nhiều quy trình, từ việc tạo nội dung cho các thông báo tuyển dụng đến phân tích dữ liệu hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhờ vào AI, các chuyên gia nhân sự có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó cải thiện trải nghiệm của nhân viên và tăng cường sự hài lòng trong công việc.
Với sự hỗ trợ của ChatGPT và AI Prompt, người làm công tác nhân sự không chỉ đơn thuần thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả hơn mà còn có thể phát triển những chiến lược nhân sự sáng tạo, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức. Việc ứng dụng AI trong nhân sự là một bước tiến quan trọng, mang lại lợi ích thiết thực và lâu dài cho cả doanh nghiệp và nhân viên.
2. Lợi ích mà HR nhận được khi áp dụng ChatGPT và AI Prompt vào công việc
Việc ứng dụng ChatGPT và AI Prompt vào công tác nhân sự mang lại nhiều lợi ích đáng kể, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Dưới đây là một số lợi ích chính mà HR nhận được khi áp dụng những công nghệ này:
2.1. Tự Động Hóa Các Nhiệm Vụ Hành Chính
ChatGPT có thể tự động trả lời các câu hỏi thường gặp của nhân viên về chính sách công ty, phúc lợi, và quy trình làm việc, giúp giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự.
AI Prompt hỗ trợ tạo các tài liệu, thông báo và email một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian cho nhân sự trong việc soạn thảo văn bản.
2.2. Tăng Cường Hiệu Quả Tuyển Dụng
ChatGPT có khả năng sàng lọc hồ sơ ứng viên ban đầu, giúp tuyển chọn những hồ sơ phù hợp nhất với yêu cầu công việc.
AI Prompt hỗ trợ tạo các bài kiểm tra, câu hỏi phỏng vấn và đánh giá ứng viên một cách hệ thống và chuẩn hóa, giúp quy trình tuyển dụng trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.
Hình 2: Biết cách khai thác và tận dụng thế mạnh của ChatGPT thì HR sẽ cực nhàn
2.3. Đào Tạo và Phát Triển Nhân Viên
ChatGPT có thể cung cấp các khóa học và tài liệu đào tạo trực tuyến, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn.
AI Prompt đưa ra các lộ trình phát triển cá nhân hóa, dựa trên phân tích dữ liệu hiệu suất và tiềm năng của từng nhân viên, giúp họ phát triển sự nghiệp một cách hiệu quả.
2.4. Quản Lý Hiệu Suất và Đánh Giá Nhân Viên
ChatGPT hỗ trợ thu thập và phân tích phản hồi từ nhân viên, cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc và môi trường làm việc của công ty.
AI Prompt giúp tạo ra các báo cáo đánh giá chi tiết, dựa trên dữ liệu thực tế và minh bạch, hỗ trợ quản lý trong việc đưa ra các quyết định về khen thưởng và cải thiện hiệu suất.
2.5. Nâng Cao Trải Nghiệm Nhân Viên
ChatGPT tạo ra một kênh giao tiếp trực tiếp và tức thời với nhân viên, giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.
AI Prompt cung cấp các đề xuất về cải thiện môi trường làm việc và phúc lợi nhân viên, dựa trên phân tích dữ liệu và phản hồi từ nhân viên.
2.6. Hỗ Trợ Ra Quyết Định Dựa Trên Dữ Liệu
AI Prompt giúp nhân sự phân tích các dữ liệu lớn, từ đó đưa ra các dự báo và quyết định chiến lược về tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nguồn nhân lực.
ChatGPT cung cấp các báo cáo và phân tích dễ hiểu, hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định chính xác và hiệu quả.
Nhìn chung, việc áp dụng ChatGPT và AI Prompt không chỉ giúp giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự mà còn tạo ra các giá trị bền vững cho doanh nghiệp thông qua việc nâng cao hiệu suất, cải thiện trải nghiệm của nhân viên và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
3. Cách áp dụng ChatGPT và AI Prompt vào công việc thực tế
Trong bài viết này, KhoTaiLieuThucTe sẽ hướng dẫn bạn cách để áp dụng ChatGPT và AI Prompt vào công việc thực tế của Bạn nhằm giúp bạn gia tăng gấp 5 lần hiệu suất làm việc.
Giả sử với Bài toán thực tế là: Cần tạo bộ chỉ số KPI cho phòng kinh doanh của công ty ABC - công ty chuyên về lĩnh vực cung cấp mỹ phẩm chuyên nghiệp cho các Salon tóc. Phòng kinh doanh có 10 người và doanh số áp cho phòng kinh doanh là 5 tỷ vnđ/tháng.
Trình tự thực hiện như sau:
3.1. Bước 1: Tạo lệnh AI Prompt để ra lệnh cho ChatGPT thực hiện bài toán trên
Bằng cách sử dụng công cụ tạo lệnh AI Prompt miễn phí theo hướng dẫn chi tiết ở các Hình dưới đây.
Trước tiên, Bạn cần mở trình duyệt Chrome và truy cập vào KhoTaiLieuThucTe.Com, Bạn thực hiện tuần tự theo số thứ tự được đánh trên các hình bên dưới để mở bảng điều khiển chứa các công cụ này, cụ thể:
Hình 3: Mở bảng điều khiển chứa bộ công cụ tạo lệnh AI Prompt cho ChatGPT
Hình 4: Mở công cụ tạo lệnh AI Prompt miễn phí
Hình 5: Giao diện làm việc của công cụ tạo lệnh AI Prompt miễn phí
Tại cửa sổ làm việc ứng với Hình 5 bên trên, Bạn tiến hành nhập nội dung tương ứng với gợi ý trong cửa sổ làm việc này và áp dụng vào cho Bài toán nhân sự cần giải được đề cập ở trên, cụ thể được thể hiện như Hình 6 bên dưới:
Hình 6: Nhập dữ liệu để tạo lệnh AI Prompt cho ChatGPT để thực hiện bài toán trên
* Chú ý:
+ Ô Công việc cần thực hiện(*): Bạn cần chọn lựa chọn phù hợp cho Bài toán trên, ở đây ta chọn lựa chọn là: Xây dựng bộ chỉ số KPI.
+ Ô Viết bằng Ngôn ngữ(*): Bạn chọn Ngôn ngữ mà bạn muốn ChatGPT thể hiện cho Bạn. Mặc định là Tiếng Việt.
+ Các ô khác, bạn có thể chọn giá trị khác với giá trị mặc định.
=> Sau khi hoàn thành, bạn kích nút "TẠO VÀ COPY LỆNH AI PROMPT" để hoàn thành việc tạo lệnh AI Prompt và lệnh này sẽ được COPY ra bộ nhớ đệm của máy tính hoặc thiết bị mà bạn đang dùng để thao tác (laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh) => tiếp theo, bạn chỉ cần dán nó vào cửa sổ chat của ChatGPT như hướng dẫn của bước tiếp theo là bạn sẽ có kết quả.
3.2. Bước 2: Thực hiện lệnh AI Prompt trên ChatGPT và nhận kết quả
Ở bước này, Bạn mở giao diện làm việc của ChatGPT và dán lệnh AI Prompt vừa tạo ở Bước 1 bên trên vào khung chat của ChatGPT và nhận kết quả. Thực hiện tương tự như Hình bên dưới:
Hình 7: Dán lệnh AI Prompt vào cửa sổ ChatGPT và nhận kết quả
Hình 8: Kết quả bài toán do ChatGPT thực hiện
=> Đến đây, bạn sẽ nhận được kết quả bài toán do ChatGPT thực hiện theo lệnh AI Prompt ứng với bài toán này. Giờ bạn chỉ việc chỉnh sửa hoặc thêm thắt nội dung để được bản xây dựng bộ chỉ số KPI hoàn chỉnh cho phòng kinh doanh của bạn rồi.
Bạn bắt tay thực hiện ngay để nhận được kết quả như mong muốn nhé!
* Chú ý:
+ Với các Bài toán khác, bạn thực hiện tương tự.
+ Nếu bạn có bất kỳ góp ý nào để bổ sung và hoàn thiện cho công cụ tạo lệnh AI Prompt miễn phí bên trên thì hãy liên hệ và gửi nội dung góp ý cho chúng tôi qua email: KhoTaiLieuThucTe@gmail.com
4. Những lưu ý khi sử dụng ChatGPT và AI Prompt để gia tăng hiệu suất công việc cho người làm công tác nhân sự
Sử dụng ChatGPT và AI Prompt có thể mang lại nhiều lợi ích cho công tác nhân sự, nhưng để tận dụng tối đa những công nghệ này, cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng. Dưới đây là những lưu ý cần thiết để đảm bảo việc áp dụng ChatGPT và AI Prompt hiệu quả và an toàn:
4.1. Đảm Bảo Bảo Mật Dữ Liệu
Dữ Liệu Cá Nhân: ChatGPT và AI Prompt thường xử lý các thông tin nhạy cảm về nhân viên. Cần đảm bảo rằng các biện pháp bảo mật dữ liệu được áp dụng nghiêm ngặt để bảo vệ thông tin cá nhân.
Tuân Thủ Quy Định: Đảm bảo rằng việc sử dụng dữ liệu tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, chẳng hạn như GDPR hoặc các quy định bảo mật khác của quốc gia.
4.1. Kiểm Soát Chất Lượng Phản Hồi
Độ Chính Xác và Tính Toàn Vẹn: Dù ChatGPT rất thông minh, nhưng vẫn có thể tạo ra các phản hồi không chính xác hoặc không phù hợp. Cần kiểm tra và kiểm soát chất lượng của các phản hồi trước khi sử dụng trong các quy trình nhân sự quan trọng.
Điều Chỉnh và Cải Thiện: Thường xuyên theo dõi và điều chỉnh các phản hồi từ AI để đảm bảo chúng luôn cập nhật và phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty.
Hình 9: Lệnh AI Prompt càng rõ ràng thì ChatGPT trả về kết quả càng chính xác
4.3. Đào Tạo và Hướng Dẫn Nhân Viên
Nâng Cao Kỹ Năng Sử Dụng AI: Cung cấp các khóa đào tạo và tài liệu hướng dẫn để nhân viên nhân sự hiểu rõ cách sử dụng và tận dụng tối đa các công cụ AI.
Phản Hồi và Cải Tiến: Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến phản hồi về trải nghiệm sử dụng AI để cải tiến hệ thống và quy trình.
4.4. Tích Hợp Với Các Hệ Thống Khác
Đồng Bộ Hóa Dữ Liệu: Đảm bảo rằng ChatGPT và AI Prompt được tích hợp một cách liền mạch với các hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) hiện có để tránh sự cố và đảm bảo dữ liệu nhất quán.
Tự Động Hóa Quy Trình: Sử dụng AI để tự động hóa các quy trình hành chính và quản lý nhân sự, nhưng luôn có sự giám sát của con người để đảm bảo chất lượng.
4.5. Tạo Ra Môi Trường Làm Việc Tương Tác
Kênh Giao Tiếp Mở: ChatGPT có thể giúp tạo ra các kênh giao tiếp mở và minh bạch giữa nhân viên và bộ phận nhân sự, giúp giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hỗ Trợ Tương Tác Nhân Sự: Dùng AI để hỗ trợ, không thay thế hoàn toàn sự tương tác giữa người với người. AI nên là công cụ bổ trợ, giúp nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên.
4.6. Đánh Giá và Điều Chỉnh Liên Tục
Theo Dõi Hiệu Suất: Thường xuyên đánh giá hiệu suất của các công cụ AI và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo chúng luôn hoạt động hiệu quả.
Phản Hồi Liên Tục: Thu thập phản hồi từ nhân viên và quản lý để liên tục cải tiến và tối ưu hóa các ứng dụng AI trong công tác nhân sự.
Những lưu ý trên sẽ giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của ChatGPT và AI Prompt, đồng thời đảm bảo rằng việc áp dụng các công nghệ này vào công tác nhân sự diễn ra suôn sẻ, an toàn và hiệu quả.
5. Công cụ hỗ trợ khi xuất bản nội dung lên website
Nội dung do ChatGPT tạo ra là kết quả của việc lắp ghép dữ liệu ở các nguồn khác nhau, vì vậy, nội dung kết quả trả về của ChatGPT có độ đạo văn rất cao. Nếu bạn đưa ngay nội dung này xuất bản lên website (web cá nhân hoặc web công ty) thì thứ hạng của website có khả năng bị đánh rớt rất thảm hại và như vậy website sẽ khó có cơ hội để lọt vào TOP các kết quả trả về từ Google. Qua đó, Bạn sẽ mất đi cơ hội để tiếp cận Ứng viên, đối tác, khách hàng...
Vì vậy, nội dung kết quả trả về của ChatGPT chỉ nên dùng trong công việc như báo cáo, thuyết trình, tài liệu...để phục vụ các hoạt động offline. Trường hợp sử dụng để xuất bản lên website, bạn cần phải mất thời gian để chỉnh sửa, viết lại theo lối hành văn của bạn và phải viết chuẩn SEO. Để nhanh hơn thì bạn nên dùng công cụ viết nội dung chuẩn SEO đặc thù như Utp.aiWriter24h.com - Tiếng Việt hoặc aiWriter24h.com - Tiếng Anh.
Để giúp cho các bài báo cáo, tài liệu, bài thuyết trình...của bạn hấp dẫn hơn, thu hút độc giả hơn thì bạn có thể tự tạo ra cho mình các bức ảnh (với bản quyền của chính bạn) phù hợp với nội dung tương ứng của tài liệu. Chi tiết về cách tạo các bức ảnh nghệ thuật từ công cụ AI chuyên tạo ảnh, bạn xem thêm tại bài viết: Tạo Ảnh nghệ thuật bằng công cụ AI miễn phí cực đơn giản.
6. Bài tập thực hành
6.1. Bài tập 1: Về tuyển dụng và thu hút nhân tài
Thực hiện xử lý các yêu cầu sau (áp vào tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn):
+ Xác định nhu cầu tuyển dụng
+ Xây dựng bản mô tả công việc
+ Viết tin tuyển dụng để đăng trên website, blog
+ Viết tin tuyển dụng để đăng trên mạng xã hội
+ Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng
+ Thực hiện các chiến dịch marketing tuyển dụng
+ Viết quy trình tuyển dụng
+ Lập kế hoạch tuyển dụng
+ Viết Quy trình sàng lọc ứng viên
+ Viết Quy trình hội nhập
+ Phát triển chương trình thực tập và đào tạo sinh viên mới tốt nghiệp
+ Soạn thảo mô tả công việc mới
+ Thiết lập quy trình phỏng vấn tiêu chuẩn
+ Phát triển quy trình xác minh lý lịch ứng viên
+ Phát triển quy trình đánh giá trực tuyến
+ Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn và cách đánh giá ứng viên
+ Phát triển câu hỏi để đánh giá sự phù hợp văn hóa doanh nghiệp
+ Soạn thảo hướng dẫn phỏng vấn
+ Xây dựng biểu mẫu thư liên hệ với ứng viên
+ Phân tích ghi chú phỏng vấn và đưa ra phản hồi đánh giá ứng viên
+ Phát triển chính sách và thủ tục nội bộ liên quan đến tuyển dụng
+ Soạn thảo mẫu hợp đồng lao động
+ Viết email chào mừng nhân sự mới
6.2. Bài toán 2: Về công tác giới thiệu nhân sự
Thực hiện xử lý các yêu cầu sau (áp vào tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn):
+ Soạn thảo hướng dẫn onboarding cho nhân sự mới
+ Phát triển FAQ cho nhân sự mới
+ Tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm công ty
+ Tạo lịch trình đào tạo cá nhân hóa
+ Tạo danh sách những việc cần làm khi onboarding – onboarding checklist
+ Soạn email chào mừng nhân sự mới
+ Soạn thảo thư giới thiệu nhân sự mới tới phòng ban
+ Phát triển chương trình mentoring cho nhân sự mới
+ Xây dựng quy trình thu nhận đánh giá của nhân sự mới về quá trình onboarding
+ Xác định nhu cầu đào tạo
+ Phát triển chương trình đào tạo
+ Lập kế hoạch đào tạo hàng năm
+ Phát triển bài kiểm tra đầu vào và đánh giá trình độ kỹ năng
6.3. Bài tập 3: Về công tác Đào tạo và Phát triển nhân tài
Thực hiện xử lý các yêu cầu sau (áp vào tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn):
+ Phát triển chương trình đào tạo kỹ thuật
+ Phát triển chương trình đào tạo kỹ năng mềm
+ Xây dựng hệ thống đánh giá kỹ năng lãnh đạo
+ Phát triển chương trình nâng cao năng lực lãnh đạo
+ Xây dựng khóa học về cách sử dụng AI trong công việc hàng ngày
+ Xây dựng chương trình đào tạo về sức khỏe tâm thần tại nơi làm việc
+ Xây dựng chương trình đào tạo về văn hóa công ty
+ Phân tích nhu cầu đào tạo dựa trên đánh giá hiệu suất
+ Thiết kế các khóa học theo yêu cầu
+ Tổ chức đào tạo từ xa (Remote Learning)
+ Tạo hướng dẫn sử dụng nền tảng học trực tuyến
+ Đánh giá hiệu quả đào tạo
+ Phát triển hệ thống đánh giá trực tuyến
+ Quản lý ngân sách đào tạo
+ Thiết lập chương trình mentor và coaching cho nhân viên
+ Quản lý lộ trình phát triển cá nhân
+ Xây dựng cộng đồng học tập
+ Quy trình cập nhật chương trình đào tạo
+ Liên kết tích hợp mục tiêu đào tạo với KPIs công ty
+ Thiết kế chương trình phúc lợi toàn diện
6.4. Bài tập 4: Giữ chân và gắn kết người lao động
Thực hiện xử lý các yêu cầu sau (áp vào tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn):
+ Lên kế hoạch tổ chức sự kiện kỷ niệm Ngày Quốc tế Phụ Nữ 8-3
+ Viết kịch bản dẫn chương trình tổ chức sự kiện kỷ niệm Ngày Quốc tế Phụ Nữ 8-3
+ Triển khai chương trình đánh giá nhân viên 360 độ
+ Phát triển chương trình "Cán Bộ Nguồn"
+ Thực hiện khảo sát định kỳ độ hài lòng của nhân viên
+ Xây dựng lộ trình thăng tiến nghề nghiệp cho từng vị trí
+ Tổ chức gặp gỡ định kỳ với lãnh đạo
+ Lên kế hoạch tổ chức chương trình thiện nguyện đóng góp cho xã hội
+ Tổ chức giải thể thao nội bộ
+ Tổ chức cuộc thi văn nghệ nội bộ
+ Tổ chức chương trình Year End Party
+ Viết kịch bản dẫn chương trình Year End Party
+ Tổ chức chương trình chào xuân năm mới
+ Viết kịch bản dẫn chương trình chào xuân năm mới
+ Tổ chức các hoạt động trao đổi văn hóa dành cho doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam
+ Tổ chức chương trình vinh danh cán bộ nhân viên xuất sắc
+ Viết kịch bản dẫn chương trình vinh danh cán bộ nhân viên xuất sắc
6.5. Bài tập 5: Tăng hiệu suất lao động
Thực hiện xử lý các yêu cầu sau (áp vào tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn):
+ Xây dựng bộ chỉ số KPI cho các phòng ban trong công ty bạn.
+ Xây dựng bộ chỉ số BSC cho doanh nghiệp bạn
+ Xây dựng quy trình Quản lý thời gian hiệu quả
+ Xây dựng quy trình và cách thức Thiết lập mục tiêu tối ưu
+ Tạo bài thuyết trình về Phát triển kỹ năng cá nhân
+ Tạo môi trường làm việc thuận lợi
+ Sử dụng công nghệ và công cụ hỗ trợ
+ Quản lý stress và sức khỏe
+ Tạo động lực làm việc
+ Giao tiếp và hợp tác hiệu quả
+ Đánh giá hiệu suất làm việc
+ Quản lý công việc và dự án
+ Tối ưu hóa quy trình làm việc
+ Đào tạo về quản lý và lãnh đạo
Hy vọng bài viết này sẽ mang lại thật nhiều giá trị cho Bạn!
