Hướng dẫn sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt miễn phí
Phần mềm tự động gửi email hàng loạt là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc tiếp cận khách hàng. Thay vì phải gửi từng email thủ công, giờ đây bạn có thể tự động hóa quá trình này với hiệu quả cao và hoàn toàn miễn phí. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các phần mềm phổ biến, dễ dàng triển khai ngay cả khi bạn không phải là người có nhiều kinh nghiệm về công nghệ.
Cùng khám phá để tận dụng tối đa lợi ích từ việc tự động hóa email nhé!
NỘI DUNG BÀI VIẾT
1. Phần mềm tự động gửi email hàng loạt là gì?
2. Bạn nhận được những lợi ích gì khi sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt?
3. Cách sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt miễn phí
4. Bạn cần lưu ý những gì khi sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt để đạt hiệu quả tối ưu?
5. Hỗ trợ giải đáp thắc mắc
NỘI DUNG CHI TIẾT
1. Phần mềm tự động gửi email hàng loạt là gì?
Phần mềm tự động gửi email hàng loạt, hay còn gọi là phần mềm email marketing, là một công cụ được thiết kế để giúp các doanh nghiệp và cá nhân gửi email tới một số lượng lớn người nhận một cách tự động và hiệu quả.
Hình 1: Giao diện làm việc chính của phần mềm tự động gửi email hàng loạt
Trong bài viết này, KhoTaiLieuThucTe sẽ sử dụng phần mềm UTPSendBulkMailerPro để thực hiện việc gửi mail hàng loạt với tỷ lệ mail vào inbox lên tới trên 95% nếu bạn theo dõi và áp dụng chuẩn chu các kiến thức được chia sẻ xuyên suốt bài viết này.
Phần mềm UTPSendBulkMailerPro giúp gửi mail hàng loạt có những đặc điểm nổi bật sau:
+ Tự động gửi mail hàng loạt với tỷ lệ mail vào inbox lên tới trên 95%;
+ Gửi là khách hàng nhận được ngay. Chi phí gửi chỉ từ 0đ/email;
+ Cá nhân hóa email;
+ Cơ chế tạo email khác nhau (về từ ngữ nhưng giống nhau về thông điệp truyền tải) cho mỗi khách hàng;
+ Không giới hạn máy chủ gửi mail;
+ Không giới hạn lượng khách hàng cần gửi;
+ Hỗ trợ chế độ lưu mẫu email để phục vụ cho các chiến dịch gửi mail hàng loạt trong tương lai;
+ Hỗ trợ gửi nhiều loại dữ liệu động cho mỗi khách hàng như: Thông tin đơn hàng, Hóa đơn, chính sách giá; Thông tin về chương trình đại lý; Thông tin về kết quả thi sát hạch chuyên môn; Thông tin về bảng lương...
+ Hỗ trợ thống kê, báo cáo;
+ Hỗ trợ cơ chế tránh bị các máy chủ nhận mail nghi ngờ SPAM;
+ Giao diện đơn giản, dễ sử dụng và thao tác;
Hình 2: Kết quả thực hiện một chiến dịch gửi mail hàng loạt nhờ phần mềm này
Hình 3: Kết quả thực hiện một chiến dịch gửi mail hàng loạt nhờ phần mềm này - Tiếp
Hình 4: Kết quả thực hiện một chiến dịch gửi mail hàng loạt nhờ phần mềm này - Tiếp
2. Bạn nhận được những lợi ích gì khi sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt?
Sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho cá nhân và doanh nghiệp, bao gồm:
Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải gửi từng email thủ công, bạn có thể thiết lập một chiến dịch và gửi đi hàng loạt email chỉ với vài thao tác đơn giản.
Tăng hiệu quả tiếp cận: Phần mềm cho phép bạn gửi email đến hàng ngàn người cùng lúc, giúp mở rộng tầm ảnh hưởng và tiếp cận đối tượng mục tiêu nhanh chóng.
Tùy chỉnh cá nhân hóa: Dù gửi email hàng loạt, bạn vẫn có thể cá nhân hóa nội dung từng email, tạo cảm giác gần gũi với người nhận và tăng khả năng tương tác.
Theo dõi hiệu quả: Các phần mềm thường đi kèm tính năng báo cáo, cho phép bạn theo dõi tỷ lệ mở email, nhấp chuột và các chỉ số quan trọng khác, từ đó tối ưu chiến lược tiếp thị của mình.
Giảm thiểu sai sót: Với hệ thống tự động, nguy cơ gửi sai địa chỉ hoặc lặp lại email được giảm đáng kể, đảm bảo tính chính xác cao hơn trong quá trình truyền tải thông tin.
Chi phí thấp hoặc miễn phí: Nhiều phần mềm hỗ trợ gói miễn phí với các tính năng cơ bản, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân đang thử nghiệm tiếp thị qua email.
Nhờ những lợi ích này, phần mềm tự động gửi email hàng loạt trở thành công cụ không thể thiếu trong chiến lược marketing hiện đại.
Hình 5: Email marketing giúp nâng cao hiệu quả các chiến dịch marketing
3. Cách sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt miễn phí
Để sử dụng phần mềm này, Bạn thực hiện tuần tự theo các bước dưới đây:
3.1. Tải, Cài đặt và kích hoạt bản quyền phần mềm gửi email hàng loạt miễn phí
Bộ cài Mới nhất của Phần mềm này, Bạn tải tại Link: https://khotailieuthucte.com/zip/bo-cai-phan-mem-gui-mail-hang-loat-mien-phi
Hoặc Bạn có thể tải trực tiếp tại: https://drive.google.com/file/d/1moDVjcrmin6GtJ3kE90dI-5h2QowpTIR/.
Sau khi tải Bộ cài về, Bạn tiến hành cài đặt theo video hướng dẫn sau:
Video hướng dẫn tải và cài đặt phần mềm tự động gửi email hàng loạt miễn phí
3.2. Bước 2: Kích hoạt Bản quyền Phần mềm
Sau khi Tải và cài đặt phần mềm xong, ở lần mở phần mềm đầu tiên, phần mềm sẽ yêu cầu bạn kích hoạt bản quyền phần mềm (với mã Activation Key Code - Mã kích hoạt bản quyền phần mềm) thì mới sử dụng được các chức năng của phần mềm này.
Hình 6: Giao diện Yêu cầu kích hoạt bản quyền phần mềm
Bạn hãy liên hệ BQT theo số Hotline/Zalo: 0945.062.863 để nhận mã Activation Key Code này.
Bạn có thể theo dõi thêm ở Video trên để biết cách kích hoạt Bản quyền Phần mềm này.
3.3. Bước 3: Sử dụng phần mềm
Đến đây, bạn đã hoàn toàn có thể sử dụng Phần mềm này để gửi email hàng loạt miễn phí rồi.
Bước 5.1 và 5.2 chỉ phải thực hiện một lần duy nhất.
Bạn theo video sau để biết cách sử dụng phần mềm này:
Video Hướng dẫn sử dụng Phần mềm gửi email hàng loạt miễn phí
3.4. Chú ý:
3.4.1. Chú ý 01: Về Framework .NET Framework 4.6.1 Runtime
Phần mềm được thiết kế dựa trên nền tảng lập trình của Microsoft - Đơn vị chủ quản của hệ điều hành Window, vì vậy, Phần mềm chỉ chạy được khi hệ điều hành Window của Bạn đã cài đặt sẵn Framework có tên .NET Framework 4.6.1 Runtime của Microsoft.
Trường hợp, Window chưa cài Framework này (Khi mở Phần mềm gửi mail hàng loạt, nó sẽ có thông báo) thì Bạn cần tải Framework này về và cài đặt nó. Khi cài đặt thành công Framework này thì Phần mềm gửi mail hàng loạt được chia sẻ ở trên mới chạy được.
Tải bộ cài Framework .NET Framework 4.6.1 Runtime tại: https://dotnet.microsoft.com/en-us/download/dotnet-framework/net461
Hình 7: Vị trí tải Framework .NET Framework 4.6.1 Runtime
3.4.2. Chú ý 02: Về cấu hình máy tính cần thiết để chạy được phần mềm
+ Phần mềm chạy mượt mà ở độ phân giải 1920 x 1080;
+ Cấu hình máy tính tối thiểu: Ram 2GB; Ổ cứng còn trống khoảng 2GB;
+ Phần mềm yêu cầu hệ điều hành window 10 (64bit) trở lên.
3.4.3. Chú ý 03: Cách cập nhật mã Activation Key Code (Mã kích hoạt bản quyền phần mềm) mới
Trong trường hợp hết thời gian sử dụng miễn phí (hoặc nếu bạn muốn nâng cấp để sử dụng phần mềm không bị giới hạn) thì bạn cần thực hiện theo trình tự theo số thứ tự trong các bức ảnh dưới đây:
Hình 8: Cập nhật mã kích hoạt bản quyền phần mềm - Bước 1
Hình 9: Cập nhật mã kích hoạt bản quyền phần mềm - Bước 2
* Chú ý:
- Bạn copy mã Activation Code ở ô chữ nhật mầu đỏ số 3 bên trên và sử dụng hướng dẫn 5.3 bên trên để tạo mã Activation Key Code (Mã kích hoạt sử dụng bản quyền phần mềm). Hoặc bạn liên hệ Admin theo số Hotline: 0945.062.863 để được hỗ trợ tạo Mã Activation Key Code này.
- Dán Mã Activation Key Code sau khi đã tạo theo hướng dẫn trên vào Ô số 4 ở hình trên (Bạn nhớ phải xóa dữ liệu cũ đi trước khi dán mã Activation Key Code) => Kích vào nút UPGRADE để cập nhật Bản quyền phần mềm.
3.4.4. Chú ý 04: Sao lưu dữ liệu trước khi gỡ phần mềm hoặc cài đặt mới phần mềm
Trường hợp bạn muốn cài phiên bản mới của phần mềm thì trước khi tiến hành gỡ phiên bản cũ và cài phiên bản mới thì bạn cần phải sao lưu dữ liệu lại, nếu không, bạn sẽ phải thực hiện tổ chức dữ liệu lại từ đầu (Danh sách máy chủ mail, các mẫu email đã lưu...). Thực hiện bằng cách:
+ Bước 1: Bạn sao lưu file C:\UyTinPhat\UTPSendBulkMailerPro\MailerDB
+ Bước 2: Tiến hành gỡ phần mềm và cài đặt phần mềm với phiên bản mới (Bạn thực hiện theo hướng dẫn ở mục 5.4.9 bên dưới);
+ Bước 3: Copy file MailerDB đã lưu ở bước 1 ghi đè lên file MailerDB đang tồn tại ở thư mục: C:\UyTinPhat\UTPSendBulkMailerPro\
3.4.5. Chú ý 05: Về việc tổ chức dữ liệu
3.4.5.1. Tổ chức data khách hàng dùng để gửi mail hàng loạt
Khi Bạn tải mẫu file excel tổ chức Data khách hàng thì nó có dạng:
Hình 10: Mẫu File Excel dùng để tổ chức Data khách hàng
* Trong đó:
+ Cột Email: Dùng để tổ chức Email của Khách hàng cần gửi mail hàng loạt;
+ Cột Btn: Để trống (Không cần quan tâm);
+ Cột CustNm: Chứa Tên của Khách hàng cần gửi mail hàng loạt;
+ Cột Remark: Chứa thông tin bổ sung về khách hàng như: Thông tin về đơn hàng, Thông tin về chính sách giá, Thông tin về chính sách bán hàng, thông tin về bảng lương...
Bạn tải file excel tổ chức dữ liệu về máy tính => Sau đó, bạn xóa dữ liệu demo đi => Rồi bạn copy dữ liệu của khách hàng cần gửi mail và dán vào đúng cột của nó trong file tổ chức data khách hàng này.
3.4.5.2. Về tổ chức nội dung cho Tiêu đề mail (Subject)
* Bạn có thể chèn thêm các thẻ tag vào Tiêu đề mail (Subject), những thẻ tag sau có thể gắn cho Tiêu đề mail:
+ #CUSTNM#
Thẻ này sẽ được thay thế bằng Tên khách hàng khi phần mềm tiến hành gửi email;
+ #RANDOM# và #NUMBER# và #INVOICE# và #LETTERS#
Nếu các thẻ này được đặt trong Tiêu đề mail thì nó sẽ được thay thế bằng các ký tự phát sinh ngẫu nhiên do phần mềm gửi mail hàng loạt sinh ra khi tiến hành gửi mail cho khách hàng.
* Trong Tiêu đề Mail (Subject), Bạn có thể sử dụng công thức Spintax với cú pháp như sau:
{Từ khóa 1,Từ khóa 2,Từ khóa 3,...,,Từ khóa N}
Khi sử dụng cú pháp này trong việc tổ chức nội dung cho Tiêu đề mail, thì mỗi lần chuẩn bị gửi mail cho khách hàng, phần mềm gửi mail hàng loạt sẽ lấy ngẫu nhiên các Từ khóa trong công thức Spintax đó để trộn với các từ còn lại, qua đó, nó tạo nên các Tiêu đề mail khác nhau về từ ngữ (nhưng chung thông điệp truyền tải) ứng với mỗi khách hàng. Đây là một trong những cơ chế để khiến các máy chủ mail tin rằng mail gửi do con người thực hiện chứ không phải do máy móc hay công cụ hỗ trợ. Qua đó nó giúp tỷ lệ mail vào inbox cao hơn.
3.4.5.3. Về tổ chức nội dung cho Thân mail (BODY)
Thực hiện tương tự như Tiêu đề mail (Subject), tuy nhiên, trong nội dung BODY mail, bạn có thể chèn các thẻ Tag khác như được hiển thị ở Hình 11 bên trên.
3.4.6. Chú ý 06: Cần Test máy chủ mail trước khi thêm mới
Khi điền dữ liệu hoàn thành cho máy chủ mail mới, bạn cần phải kiểm tra xem cấu hình máy chủ mail SMTP đã được cấu hình đúng hay chưa. Nếu cấu hình đúng rồi thì bạn mới tiến hành thêm mới. Việc cấu hình đúng máy chủ mail SMTP thì bạn mới có thể gửi mail được.
Hình 11: Kết quả kiểm tra cấu hình máy chủ gửi mail chưa đúng
Hình 12: Kết quả kiểm tra cấu hình máy chủ gửi mail chính xác
3.4.7. Chú ý 07: Về việc sử dụng Mẫu Email đã lưu cho chiến dịch gửi mail hàng loạt mới
Ở các chiến dịch gửi mail hàng loạt trước đó, nếu bạn tích vào nút Save History (như Hình 11 bên trên) thì thông tin của chiến dịch đó sẽ được lưu lại bao gồm cả Tiêu đề mail (Subject) và Nội dung thân mail (Body). Đây là cơ sở để các chiến dịch sau bạn có thể tận dụng Tiêu đề mail và Nội dung thân mail mà bạn không cần phải mất công soạn lại nữa.
Để sử dụng mẫu email đã lưu bạn thực hiện theo số thứ tự như Hình 16 bên dưới:
Hình 13: Đặt lọc và chọn mẫu email cần sử dụng cho chiến dịch gửi email hàng loạt mới
Trong cửa sổ hiển thị danh sách thông tin các chiến dịch đã lưu trước đó, bạn có thể sử dụng Ô văn bản ngay gần nút SEARCH để nhập các từ khóa cần tìm mẫu email đã được lưu, ô Ngày tháng bên cạnh, bạn chọn ngày tháng đã lưu mẫu email đó => Sau đó bạn kích nút SEARCH thì kết quả sẽ hiển thị ở bảng bên dưới.
Cần chọn mẫu email nào cho chiến dịch gửi mail hàng loạt mới, thì bạn kích chuột vào dòng ứng với mẫu email đó. Kết quả là Tiêu đề mail (Subject) và Nội dung thân mail (Body) của mẫu email đã lưu sẽ được tự động gán cho ô Subject và ô Body ở cửa sổ soạn thảo nội dung mail như Hình 17 bên dưới.
Hình 14: Kết quả sau khi chọn mẫu email cho chiến dịch gửi mail hàng loạt mới
3.4.8. Chú ý 08: Về việc kiểm tra kết quả khi áp dụng cú pháp Spintax để tổ chức nội dung cho Subject và Body
Trước khi thực hiện việc gửi mail hàng loạt, bạn cần kiểm tra xe việc áp dụng cú pháp Spintax cho nội dung Tiêu đề mail (Subject) và Thân email (Body) đã đúng hay chưa để đảm bảo mail gửi đi chứa nội dung chuẩn xác. Để làm điều này, trong cửa sổ hiện ra như Hình 17 bên trên, Bạn kích vào nút Test Spintax.
Trường hợp, kết quả hiển thị chưa ổng thì bạn cần sửa lại cú pháp Spintax cho chuẩn xác.
3.4.9. Chú ý 09: Cách gỡ phần mềm gửi mail hàng loạt ra khỏi window
Để làm được điều này, bạn thực hiện tuần tự theo thứ tự được hiển thị ở các hình dưới đây:
Hình 15: Gỡ phần mềm gửi mail hàng loạt ra khỏi Window - Bước 1
Hình 16: Gỡ phần mềm gửi mail hàng loạt ra khỏi Window - Bước 2
Hình 17: Gỡ phần mềm gửi mail hàng loạt ra khỏi Window - Bước 3
Hình 18: Gỡ phần mềm gửi mail hàng loạt ra khỏi Window - Bước 4
Tiếp theo, Bạn xử lý theo yêu cầu của window (Thông thường cứ ấn nút NEXT ở cửa sổ tiếp theo) để gỡ phần mềm này ra khỏi Window.
4. Bạn cần lưu ý những gì khi sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt để đạt hiệu quả tối ưu?
Để sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt một cách hiệu quả và tối ưu hóa chiến dịch tiếp thị, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:
Xây dựng danh sách email chất lượng: Đảm bảo danh sách email của bạn được xây dựng từ những người dùng đã đồng ý nhận thông tin (opt-in). Việc gửi email đến danh sách không mong muốn có thể làm giảm tỷ lệ mở và tương tác, đồng thời có nguy cơ bị đánh dấu là spam.
Thiết kế tiêu đề hấp dẫn: Tiêu đề email đóng vai trò quyết định trong việc thu hút sự chú ý và khiến người nhận mở email. Hãy giữ tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng, và khuyến khích hành động nhưng không quá phô trương hoặc gây hiểu lầm.
Cá nhân hóa nội dung email: Dù là email hàng loạt, việc cá nhân hóa nội dung, chẳng hạn như thêm tên người nhận hoặc thông tin liên quan đến sở thích của họ, sẽ tạo cảm giác thân thiện và tăng khả năng tương tác.
Hình 19: Cá nhân hóa email marketing sẽ giúp khách hàng thân thiện với bạn hơn
Kiểm tra spam: Đảm bảo rằng email của bạn không chứa các từ ngữ hoặc yếu tố có thể khiến hệ thống lọc thư rác đánh dấu email của bạn là spam. Một số từ như “miễn phí”, “giảm giá lớn” hay “không giới hạn” có thể làm giảm uy tín email của bạn.
Lên lịch gửi email hợp lý: Tìm hiểu thói quen mở email của đối tượng mục tiêu để lên lịch gửi email vào thời điểm phù hợp nhất. Tránh gửi email quá thường xuyên hoặc vào những khung giờ không hiệu quả.
Đảm bảo tính tương thích trên nhiều thiết bị: Với lượng lớn người dùng mở email trên điện thoại di động, hãy đảm bảo email của bạn được thiết kế responsive để hiển thị tốt trên cả máy tính và thiết bị di động.
Theo dõi và phân tích kết quả: Sử dụng tính năng báo cáo để theo dõi các chỉ số như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, và tỷ lệ hủy đăng ký. Phân tích dữ liệu để hiểu rõ hành vi người dùng và cải thiện chiến lược tiếp thị trong tương lai.
Kiểm tra kỹ trước khi gửi: Luôn luôn kiểm tra lại nội dung, hình ảnh, và đường link trước khi gửi email để tránh sai sót và đảm bảo mọi thông tin được truyền tải chính xác.
Những lưu ý này sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả của chiến dịch email marketing và tăng cường sự hài lòng từ phía khách hàng.
Bạn có thể theo dõi bài viết "Hướng dẫn gửi mail hàng loạt miễn phí với tỷ lệ mail vào inbox cực cao" để khám phá nội dung chi tiết hơn về phần mềm tự động gửi email hàng loạt miễn phí này.
5. Hỗ trợ giải đáp thắc mắc
Mọi thắc mắc về phần mềm này, Bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:
+ Hotline/Zalo: 0945.062.863
+ Email: KhotaiLieuThucTe@gmail.com
* ID: 821432289103@7531530849@509
Như vậy, việc sử dụng phần mềm tự động gửi email hàng loạt miễn phí không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn tối ưu hóa hiệu quả tiếp cận khách hàng. Với các bước hướng dẫn chi tiết và những lưu ý quan trọng, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu triển khai các chiến dịch email marketing một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng, sự thành công không chỉ đến từ công cụ mà còn từ cách bạn tận dụng và tối ưu hóa nó. Chúc bạn thành công trong việc xây dựng chiến lược tiếp thị qua email đầy sáng tạo và hiệu quả!
